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Protection des renseignements personnels

Date de la mise à jour : 17 octobre 2023

Introduction

Osler, Hoskin & Harcourt S.E.N.C.R.L./s.r.l. et Carthos, son fournisseur de services de gestion (« Osler » ou « nous »), tiennent à protéger les renseignements personnels qu’ils recueillent, utilisent et communiquent lorsqu’ils fournissent des services juridiques et exercent leurs activités, conformément aux exigences de la réglementation applicable, dont les lois sur la protection des renseignements personnels, et à leurs obligations professionnelles. D’ailleurs, en tant qu’avocats en exercice, nous sommes tenus, selon nos obligations professionnelles et éthiques, de préserver la nature confidentielle des renseignements que nous recevons lorsque nous traitons avec nos clients.

La présente politique de protection des renseignements personnels fait état des modalités relatives à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels de nos clients, d’autres personnes et des utilisateurs de notre site Web (« vous »).

Sommaire

Renseignements personnels

L’expression « renseignements personnels » désigne les renseignements sur une personne identifiable. En règle générale, les renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées professionnelles que nous utilisons pour communiquer avec vous dans le cadre de votre activité professionnelle, dont votre nom, votre titre ou votre poste ou encore votre numéro de téléphone ou de télécopieur au travail.

Responsabilité et politiques et procédures de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels

Aux termes des lois sur la protection des renseignements personnels applicables, Osler est responsable des renseignements personnels dont il a la possession ou le contrôle. Nous avons nommé un responsable de la protection des renseignements personnels qui est chargé de faire le suivi des questions en matière de protection des renseignements personnels du cabinet. Pour joindre ce responsable, veuillez consulter les renseignements figurant dans la section « Contactez-nous » ci‑dessous.

Nous tenons à protéger les renseignements personnels et nous avons établi des politiques et des procédures qui régissent la façon dont nous les traitons. Ces politiques et procédures prévoient notamment ce qui suit :

  • la mise en œuvre de politiques et de procédures pour protéger les renseignements personnels dont nous avons la garde et le contrôle contre l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés;
  • la mise en place de processus pour répondre aux demandes et aux plaintes des personnes concernées de façon rapide et efficace;
  • la mise en place d’un cadre pour la protection des renseignements personnels, qui définit les rôles et les obligations de nos employés en ce qui concerne le traitement des renseignements personnels;

Modalités de collecte des renseignements personnels

Dans la plupart des cas, nous recueillons les renseignements personnels directement auprès des particuliers. Cependant, nous pouvons également recevoir des renseignements de façon indirecte, notamment dans le cadre de la vérification des antécédents des candidats à un poste. Nous recueillons également des renseignements personnels de façon automatique sur nos sites Web, comme il est décrit ci-dessous.

Quels renseignements personnels recueillons-nous et utilisons-nous?

Prestation de services juridiques : Osler recueille, utilise et communique des renseignements personnels principalement pour fournir des services juridiques professionnels à ses clients et pour les représenter, notamment pour ce qui suit :

  • amorcer et entretenir une relation avec le client, lui fournir des services et des conseils juridiques, remplir ses obligations juridiques (y compris les exigences relatives à la connaissance du client) et éviter les conflits d’intérêts;
  • communiquer des renseignements personnels à des tiers afin de fournir des services juridiques dans le cadre d’une affaire comme une action en justice ou une procédure d’arbitrage ou de médiation. Les tiers peuvent comprendre des parties adverses, des parties intéressées, des avocats et des conseillers étrangers ou adverses, entre autres, des témoins, des tribunaux, des arbitres, d’autres décideurs et des experts;
  • représenter les clients dans des opérations commerciales où des renseignements personnels sont échangés ou communiqués, dont des opérations d’achat, de vente et de location, des fusions, des arrangements ou tout autre type d’acquisition ou d’aliénation, des appels publics à l’épargne, des opérations de titrisation, de placement ou de financement ou d’autres opérations;
  • amorcer et entretenir des relations commerciales avec les clients, les fournisseurs et des tiers, notamment pour dresser des factures, administrer les comptes, recueillir et traiter les paiements, évaluer la cote de solvabilité et remplir des obligations contractuelles;
  • communiquer avec les clients et d’autres personnes dans le cadre d’études de marché et évaluer le service à la clientèle et la satisfaction de la clientèle;
  • mettre à jour, améliorer et gérer nos systèmes d’information, tels que le transfert de fichiers, l’investigation électronique (e-discovery), la gestion des documents, du savoir et des précédents et les bases de données;
  • déceler les erreurs, les actes de négligence, les violations de contrats, les actes frauduleux, le vol et d’autres activités illégales, et se protéger contre ceux-ci et, au besoin, respecter nos exigences en matière d’assurance;
  • développer et gérer notre entreprise et nos activités;
  • selon ce qui est autorisé aux termes des exigences ou des modalités juridiques ou réglementaires applicables, et s’y conformer.

Nous constituons un dossier de tout travail effectué et des services que nous avons fournis conformément aux exigences de la réglementation et aux normes professionnelles. Ces dossiers peuvent comprendre des renseignements personnels. Nos dossiers sont stockés de façon qu’ils soient protégés contre un accès inapproprié et non autorisé (veuillez vous reporter à la rubrique Mesures de sécurité ci-après).

Nous pourrions vous demander de mettre à jour vos renseignements personnels, vos coordonnées ou vos préférences s’il y a lieu. Les clients sont priés de communiquer avec l’avocat responsable de leur dossier afin de mettre à jour les renseignements personnels que nous conservons dans nos dossiers clients.

Infolettres, publications, conférences : Si vous vous inscrivez pour recevoir les infolettres ou d’autres informations de la part d’Osler, nous recueillerons vos prénom et nom de famille, votre adresse électronique, votre langue préférée, le titre de votre poste, ainsi que les renseignements relatifs à votre entreprise, ville, province ou État et pays afin de vous envoyer des infolettres et de l’information sur les activités. Vous pouvez vous désabonner en tout temps en cliquant sur le lien « se désabonner » figurant à la fin de chaque courriel. Vous pouvez également refuser de recevoir des communications de marketing par courriel, en nous contactant au moyen des coordonnées fournies dans la section « Contactez-nous » ci-dessous ou en envoyant un courriel à l’adresse unsubscribe@osler.com. Pour ne plus recevoir nos publications imprimées, veuillez communiquer avec nous au moyen des coordonnées fournies dans la section « Contactez-nous » ci-dessous.

Veuillez noter qu’il est possible que vous continuiez à recevoir des communications liées à des services juridiques ou à votre compte.

Activités : Si vous participez à l’une de nos activités (ou visitez un kiosque à l’occasion d’un événement), nous pourrions recueillir des coordonnées professionnelles, comme vos prénom et nom de famille, le nom de votre entreprise, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone au travail, vos restrictions alimentaires et vos exigences en matière d’accessibilité. Nous recueillons ces renseignements afin de pouvoir vous servir de manière appropriée lors de nos activités, pour vous informer d’activités, d’offres et de promotions à venir, et pour vous transmettre des informations à propos de nos services. Nous pourrions communiquer avec vous par courriel après une activité afin de vous transmettre un sondage, dont le but est d’évaluer votre satisfaction à l’égard de cette activité.

Candidats à un poste : Si vous postulez un emploi chez nous, nous recueillons les renseignements personnels que vous fournissez dans le cadre de votre candidature ou d’une demande connexe, comme les renseignements contenus dans un curriculum vitae, une lettre de présentation ou d’autres documents du même type liés à l’emploi. Nous utilisons ces renseignements pour traiter votre candidature aux possibilités de carrière actuelles et futures et y répondre, mener des entrevues et faciliter le processus d’intégration si vous acceptez un poste au sein du cabinet. Avec votre consentement, nous pourrions également obtenir des renseignements personnels auprès de références d’emploi tiers ou d’anciens employeurs, ou faire une vérification des antécédents.

Si vous postulez un emploi d’été chez Osler dans le cadre du processus de recrutement d’étudiants en droit, nous recueillons des renseignements personnels tels que nom, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone, nom de l’université, relevés de notes, curriculum vitæ, lettre de présentation, lettre de recommandation, choix de cours dans les années antérieures, et tout renseignement ou contenu supplémentaire nécessaire à la candidature ou que vous fournissez d’une autre manière. Nous utilisons ces renseignements pour évaluer votre aptitude à occuper un poste au sein du cabinet, pour mener des entrevues et pour faciliter le processus d’intégration si vous acceptez un poste au sein du cabinet.

Bourses d’études : Si vous présentez une demande de bourse d’études Osler (comme la bourse pour la diversité d’Osler), nous pourrions recueillir des renseignements tels que nom, pronoms, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone, nom de l’université, année d’obtention du diplôme prévue, relevés de notes, nom et coordonnées de vos références, des renseignements relatifs à votre engagement concret à titre de chef de file en matière de diversité (bourse pour la diversité) et tout renseignement ou contenu supplémentaire nécessaire à la candidature ou que vous fournissez d’une autre manière. Nous utilisons ces renseignements pour évaluer et traiter votre candidature, confirmer votre admissibilité, obtenir des références auprès des tiers dont vous fournissez les coordonnées et, si votre candidature est acceptée, faciliter le paiement qui vous sera versé.

Relations avec les anciens : Si vous devenez un ancien d’Osler, nous pourrions recueillir vos nom et adresse électronique pour fournir des services relatifs aux anciens, par exemple pour faciliter la mise en relation et transmettre de l’information et des ressources. Si vous acceptez de recevoir des communications électroniques de notre part, vous recevrez des courriels contenant de l’information relative aux anciens. Vous pouvez vous désabonner en tout temps en cliquant sur le lien « se désabonner » figurant à la fin de chaque courriel. Vous pouvez également refuser de recevoir des communications de marketing par courriel, en nous contactant au moyen des coordonnées fournies dans la section « Contactez-nous » ci-dessous ou en envoyant un courriel à l’adresse unsubscribe@osler.com.

Consentement

Nous obtiendrons le consentement du client pour la collecte, l’utilisation et la communication de ses renseignements personnels, et le consentement d’autres particuliers si les lois en matière de protection des renseignements personnels applicables l’exigent. Nous supposons qu’une personne a consenti à la collecte de renseignements personnels et à l’utilisation de ceux-ci, de manière raisonnable, aux fins auxquelles les renseignements ont été donnés si cette personne entre en communication avec nous ou nous fournit volontairement des renseignements personnels. Nous supposons aussi que les clients qui retiennent nos services, ou que les personnes qui sont parties adverses de nos clients dans des procédures ou des affaires, acceptent que nos professionnels et mandataires recueillent, utilisent et communiquent, d’une manière raisonnable, leurs renseignements personnels dans le cadre des services de représentation ou des conseils juridiques que nous fournissons à nos clients et des opérations ou procédures auxquelles ils sont parties. Si vous nous fournissez des renseignements personnels sur un tiers, nous comptons sur vous pour obtenir tous les consentements nécessaires pour nous permettre de recueillir, d’utiliser et de communiquer ces renseignements personnels aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et conformément à la présente politique de protection des renseignements personnels.

Nous ne recueillons, n’utilisons ou ne communiquons aucun renseignement personnel sans le consentement de la personne, sauf si cette mesure est autorisée ou requise par la loi, comme dans les cas suivants :

  • un client nous fournit des renseignements personnels sur un tiers afin que nous puissions le représenter ou lui fournir des conseils juridiques;
  • une ordonnance ou une assignation est délivrée ou, conformément aux règles de production applicables, un organisme de réglementation ou autre organisme ayant la compétence voulue pour exiger la production de documents exige pareille production;
  • lorsque les renseignements sont rendus publics au sens des lois sur la protection des renseignements personnels applicables, comme dans des annuaires professionnels et autres, dans des registres publics, des dossiers judiciaires rendus publics ou des renseignements publiés;
  • si nous enquêtons sur la violation d’une convention, d’un devoir juridique ou d’une loi et que l’obtention du consentement peut compromettre l’enquête ou l’exactitude des renseignements;
  • si nous sommes tenus de communiquer des renseignements personnels à une autorité légitime;
  • tel que cela peut par ailleurs être autorisé par la loi.

Communication de renseignements personnels

Services juridiques : Nous pourrions communiquer des renseignements personnels à des tiers afin de fournir des services juridiques dans le cadre d’une affaire comme une action en justice ou une procédure d’arbitrage ou de médiation. Les tiers peuvent comprendre des parties adverses, des parties intéressées, des avocats et des conseillers étrangers ou adverses, entre autres, des témoins, des tribunaux, des arbitres, d’autres décideurs et des experts.

Fournisseurs de services : Nous comptons sur des sociétés affiliées et non affiliées, des mandataires et des entrepreneurs pour nous aider à fournir nos services comme :

  • l’hébergement de nos données;
  • le soutien à la facturation;
  • le stockage des documents;
  • le soutien logiciel;
  • l’organisation de webinaires;
  • l’envoi de nos communications;
  • la vérification des antécédents;
  • la gestion des candidatures à un poste; et
  • la sécurisation des transferts de fichiers.

Nous donnons à nos fournisseurs de services un accès à vos renseignements personnels uniquement dans la mesure nécessaire à la prestation des services qui nous sont fournis. Nous exigeons de nos fournisseurs de services qu’ils protègent la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels. Ils ne sont pas autorisés à les utiliser à d’autres fins.

Exigences juridiques : Nous ou nos fournisseurs de services tiers pourrions communiquer des renseignements personnels dans le cadre d’un mandat de perquisition ou d’une autre demande ou ordonnance conforme à la loi, à d’autres organisations en cas d’enquête sur un manquement à une obligation contractuelle ou une infraction à une loi ou bien en cas de détection, de répression ou de prévention de fraudes, ou encore si les lois canadiennes, américaines, ou autres l’exigent ou le permettent (ce qui peut inclure l’accès par des autorités gouvernementales, des organismes de réglementation, des tribunaux ou des organismes chargés de l’application de la loi, canadiens, américains ou étrangers, dans les territoires où nous ou nos fournisseurs de services exerçons nos activités).

Opérations commerciales : Des renseignements personnels pourraient être communiqués au besoin dans le cadre d’une vente d’actifs, d’une fusion ou d’une autre restructuration d’entreprise, éventuelle ou achevée.

Transfert de renseignements personnels

Les données des clients sont stockées et traitées au Canada; cependant, nos fournisseurs de services (y compris leurs sociétés affiliées) et nous-mêmes pouvons accéder aux renseignements personnels non liés aux clients, les stocker et les traiter à l’extérieur du Canada (y compris, pour les personnes résidant au Québec, à l’extérieur de la province de Québec), notamment aux États-Unis, au Royaume-Uni, dans l’Union européenne et dans d’autres pays.

Renseignements relatifs à nos sites Web

Visite de notre site Web : En règle générale, vous pouvez consulter notre site Web sans nous transmettre votre identité ou tout autre renseignement personnel. Toutefois, nous recueillons les adresses IP (protocole Internet) de tous les utilisateurs de notre site Web et d’autres renseignements connexes comme les demandes de pages, le type de navigateur, le système d’exploitation et le temps moyen passé sur notre site Web. L’utilisation de ces renseignements nous aide à comprendre l’activité de notre site Web, à le surveiller et à l’améliorer.

Témoins : Notre site Web utilise une technologie appelée « témoins ». Un témoin est un tout petit élément de données que notre site Web envoie au navigateur d’un utilisateur, qui peut ensuite être stocké sur le disque dur de l’utilisateur afin que nous puissions reconnaître son ordinateur ou son appareil lorsqu’il se rend de nouveau sur notre site Web. D’autres fichiers semblables, comme les GIF invisibles, les pixels-espions ou les balises pixels, fonctionnent de la même façon, et nous utilisons le terme « témoin » dans la présente politique pour faire référence à tous les fichiers qui recueillent des renseignements de cette façon. Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser certains témoins ou pour qu’il vous avise lorsque vous en recevez un. Toutefois, si vous décidez de ne pas accepter les témoins de notre site Web, vous pourriez ne pas être en mesure de tirer avantage de toute sa fonctionnalité. Pour plus d'informations sur l'utilisation des témoins et les choix qui s'offrent à vous, veuillez cliquer sur l'icône de témoin située dans le coin inférieur gauche de la page Web, située ici : https://alumni.osler.com/fr

Analyses : Nous pouvons faire appel à des tiers comme Google Analytics pour nous aider à recueillir et à analyser les renseignements relatifs aux zones visitées sur le site Web (comme les pages les plus lues, le temps passé, les termes utilisés pour la recherche et d’autres données d’engagement) afin d’évaluer et d’améliorer l’expérience de l’utilisateur et le site Web. Ces tiers peuvent utiliser des témoins et d’autres technologies de suivi. Pour en savoir plus sur Google Analytics ou pour empêcher le stockage et le traitement de ces données (y compris de votre adresse IP) par Google, vous pouvez télécharger et installer le module complémentaire du navigateur disponible à l’adresse https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr. Vous pouvez également obtenir des renseignements supplémentaires sur la confidentialité et la sécurité des données de Google Analytics en consultant les liens suivants :

https://policies.google.com/technologies/partner-sites et

https://support.google.com/analytics/topic/2919631

Publicité ciblée par centres d’intérêt : Nous travaillons avec des tiers comme des réseaux et des entreprises de publicité qui utilisent leurs propres technologies de suivi (y compris des témoins et des balises pixel) sur notre site Web afin de vous présenter des publicités personnalisées sur Internet. Ces entreprises peuvent recueillir des renseignements relatifs à votre activité sur notre site Web et des sites Web de tiers (comme les pages Web que vous consultez ainsi que vos interactions avec nos publicités et autres communications). Elles peuvent utiliser ces informations pour analyser vos comportements afin de réaliser des prévisions sur vos centres d’intérêt et vos préférences, d’élaborer du contenu personnalisé et de diffuser des publicités plus pertinentes pour vous sur des sites Web de tiers. Ce processus est connu sous le nom de « publicité comportementale » ou de « publicité ciblée par centres d’intérêt ». Ces renseignements peuvent également servir à évaluer l’efficacité de nos campagnes de publicité en ligne.

Désactivation de la publicité ciblée par centres d’intérêt : Pour désactiver la publicité en ligne ciblée par centres d’intérês émise par des entreprises de publicité tierces qui recueillent des données sur notre site Web, veuillez cliquer sur l’icône de témoin située dans le coin inférieur gauche de la page Web, située ici : https://alumni.osler.com/fr

Pour de plus amples renseignements sur la publicité ciblée par centres d’intérêt et pour comprendre vos options, y compris la façon dont vous pouvez refuser de recevoir des publicités comportementales de la part d’entreprises de publicité tierces qui participent à l’Alliance de la publicité numérique du Canada, veuillez consulter le site Web de cette dernière à l’adresse https://youradchoices.ca/fr/outils.

  • Veuillez noter que, même si vous désactivez la publicité ciblée par centres d’intérêt émise par un tiers, il est possible que ces technologies de suivi continuent de recueillir des données à d’autres fins, y compris à des fins d’analyse. Par ailleurs, vous continuerez à voir nos publicités, mais celles-ci pourraient être moins pertinentes pour vous et moins adaptées à vos centres d’intérêt.
  • Pour que la désactivation soit prise en compte, vous devez avoir activé les témoins dans votre navigateur Web (consultez les instructions de votre navigateur pour obtenir des renseignements sur les témoins et savoir comment les activer). La désactivation ne s’applique qu’au navigateur Web que vous utilisez; vous devez donc la renouveler sur chaque navigateur Web de chaque ordinateur que vous utilisez. Si vous supprimez les témoins enregistrés sur votre navigateur, vous devrez de nouveau désactiver la publicité ciblée par centres d’intérêt.

Liens vers des sites tiers : Notre site Web peut contenir des liens menant vers d’autres sites Web dont Osler n’est pas propriétaire ou exploitant. Nous fournissons des liens vers des sites Web de tiers par souci de commodité pour l’utilisateur. Ces liens ne visent pas à promouvoir ou à recommander les sites Web en question. Ces derniers ont des politiques en matière de protection des renseignements personnels, des conditions d’utilisation et des avis distincts et indépendants. Nous n’avons aucun contrôle sur ces sites Web et, par conséquent, nous ne sommes pas responsables de la façon dont les organisations qui les exploitent peuvent recueillir, utiliser, communiquer, sécuriser ou traiter les renseignements personnels. Nous vous encourageons à lire la politique de protection des renseignements personnels de chaque site Web que vous consultez.

Mesures de sécurité

Nous avons mis en œuvre des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables afin de protéger les renseignements personnels dont nous avons la garde et le contrôle contre le vol et la perte ainsi que contre l’accès, l’utilisation, la modification et la communication non autorisés.

Vos choix

Comme nous l’avons mentionné ci-dessus, si vous vous êtes inscrit pour recevoir nos communications par courriel, vous pouvez vous désabonner en tout temps en cliquant sur le lien « se désabonner » figurant à la fin du courriel. Vous pouvez également refuser de recevoir des communications de marketing, en nous contactant au moyen des coordonnées fournies dans la section « Contactez-nous » ci-dessous.

Pour désactiver la publicité ciblée par centres d’intérêt, consultez la section Désactivation de la publicité ciblée par centres d’intérêt ci-dessus.

Vous pouvez également retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec nous de la manière indiquée ci-dessous.

Vos droits

Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels et de les mettre à jour, ainsi que de corriger les erreurs qui s’y trouvent. Vous avez également le droit de retirer le consentement que vous avez accordé à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels (sous réserve de restrictions juridiques et contractuelles). Vous pouvez également nous demander de cesser la communication de vos renseignements personnels ou de retirer vos renseignements personnels de nos répertoires lorsque nous y sommes tenus selon la règle de droit applicable.

Pour exercer ces droits, veuillez envoyer une demande écrite à notre responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées indiquées dans la section « Contactez-nous » ci-dessous.

Ces demandes seront traitées sous réserve d’exceptions conformément aux lois sur la protection des renseignements personnels applicables. Parmi ces exceptions, notons les suivantes : les renseignements protégés par le privilège du secret professionnel des avocats; les renseignements obtenus dans le cadre d’un processus officiel de règlement des litiges; les renseignements sur un autre particulier si leur communication équivaut à la divulgation de renseignements commerciaux confidentiels; ou des renseignements communiqués aux services policiers ou à d’autres autorités légitimes si leur communication est interdite.

Mises à jour de la politique de protection des renseignements personnels

Nous pourrions mettre à jour périodiquement notre politique de protection des renseignements personnels pour tenir compte de changements apportés à nos pratiques à sujet. Nous vous encourageons à consulter régulièrement la présente page pour vous familiariser avec ces changements. La date de la dernière mise à jour sera indiquée au début de la présente politique.

Contactez-nous

Si vous avez des questions, des plaintes ou des commentaires au sujet de la présente politique de protection des renseignements personnels, ou concernant la façon dont nous ou nos fournisseurs de services traitons vos renseignements personnels, ou si vous souhaitez demander l’accès aux renseignements personnels que nous avons recueillis à votre sujet, veuillez communiquer avec nous à l’adresse suivante :

Responsable de la protection des renseignements personnels

Osler, Hoskin & Harcourt S.E.N.C.R.L./s.r.l.
100 King Street West
1 First Canadian Place
Bureau 6200, C.P. 50
Toronto (Ontario) M5X 1B8
ou
privacyofficer@osler.com

ou, pour les personnes au Québec,

Délégataire à la protection des renseignements personnels pour le Québec
Osler, Hoskin & Harcourt S.E.N.C.R.L./s.r.l.
1000, rue de la Gauchetière Ouest
Bureau 2100
Montréal (Québec) H3B 4W5
ou
privacyofficer@osler.com